Анализ тендерной документации — где теряется час и что поручить ИИ

В понедельник в 9:12 на общий ящик отдела продаж приходит уведомление: постоянный заказчик объявил новую закупку. В архиве четыре файла тендерной документации — извещение, проект контракта, техническое задание и спецификация в Excel. Заявки принимают до следующего понедельника.

Руководитель продаж пересылает архив менеджеру с пометкой «посмотри, участвуем?». Менеджер открывает спецификацию, видит несколько сотен строк и откладывает до обеда: на почте ещё три заявки от клиентов. К вечеру ответа нет.

Во вторник выясняется, что обеспечение заявки нужно согласовать с финансовым директором, а он в отпуске.

Этот тендер никто не проигрывал. До анализа документации просто не дошли руки.

Из чего состоит тендерная документация

Для государственных закупок состав документации задан законом. По 44-ФЗ к извещению прилагаются описание объекта закупки, обоснование начальной цены, требования к заявке и проект контракта. В самом извещении указывают размер обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта, если заказчик их требует.

Корпоративные закупки и коммерческие запросы оформляют по-своему, но вопросы к ним те же.

Чтобы ответить «участвуем или нет», из этих файлов нужно собрать одну страницу: что просят, к какому сроку, на каких условиях, можем ли мы это поставить и заработаем ли.

Куда уходят 40–60 минут

Если разложить анализ тендерной документации на шаги, час складывается из мелочей. Каждая занимает несколько минут, но их много, и почти все требуют переключаться между документом и учётной системой.

1. Найти условия. Сроки подачи и поставки, обеспечение, штрафы, порядок оплаты и приёмки. Всё это разбросано по проекту контракта, который читают по диагонали и пропускают пункт о неустойке.
2. Перевести спецификацию на свой язык. Заказчик пишет «выключатель автоматический однополюсный 16 А», а в справочнике товаров стоят артикул производителя и короткое название. Каждую строку ищут вручную.
3. Сверить требования. Техническое задание уточняет характеристики, стандарты, упаковку. Здесь ловят расхождения вроде граммов вместо штук или метров там, где вы продаёте бухтами.
4. Подобрать аналоги. Если точной позиции нет, нужен эквивалент, который пройдёт по требованиям.
5. Проверить наличие и сроки. Что есть на складе, что под заказ, сколько ждать от поставщика и успеваете ли к дате поставки.
6. Прикинуть цену. Закупочные цены против начальной цены контракта, с учётом доставки и денег, замороженных в обеспечении.
7. Вспомнить заказчика. Как он платил в прошлый раз, были ли претензии, затягивал ли приёмку.

Опытный менеджер проходит этот путь за 40–60 минут. Новичок — дольше, и с большим шансом что-то пропустить.

Почему этих часов не видно

В отчётах нет строки «разбор тендеров». Время размазано по дню: двадцать минут утром, пятнадцать после обеда, ещё десять, когда снабженец наконец ответил про сроки.

Кажется, что разбор занимает немного. Так кажется, пока тендеров не становится больше, чем людей.

Разбирают обычно самые опытные сотрудники — те, кто знает справочник и заказчиков. Их же время нужно на переговоры и крупных клиентов.

Медленный разбор стоит дороже, чем кажется. Пока тендер лежит в очереди, срок подачи приближается, и на подготовку заявки, согласование обеспечения и цену остаётся всё меньше дней. Часть закупок отпадает из-за того, что решение приняли слишком поздно, хотя выполнить их вы могли.

Ещё часть тендеров заканчивается ответом «нет». Час, потраченный на то, чтобы не участвовать, тоже нужен: без него не узнать, что закупка вам не подходит. Но выручки он не приносит, поэтому именно его хочется сократить сильнее всего.

Что в анализе тендера можно поручить ИИ

Большая часть шагов выше — чтение, поиск и сверка. Языковые модели справляются с этим хорошо, если у них есть доступ к вашим данным: справочнику товаров, остаткам, закупочным ценам и истории заказчика. Без этих данных ИИ перескажет документы, но не ответит, можете ли вы их выполнить.

• Прочитать документацию и выписать условия: сроки, обеспечение, штрафы, оплату. Со ссылкой на пункт, чтобы человек мог проверить.
• Сопоставить спецификацию со справочником. Сначала точные совпадения по артикулу и названию, потом подбор по смыслу. Если подходят несколько вариантов, ИИ должен спросить, а не выбирать сам.
• Проверить наличие и сроки по данным учётной системы и отметить позиции под заказ.
• Поднять историю заказчика: прошлые сделки, оплаты, претензии.
• Собрать вывод в одну карточку: сколько позиций закрываете, что под вопросом, какие риски.

На выходе получается подготовленный материал для решения. Менеджер получает его за минуты и сразу видит, над чем думать.

Проверять такой материал проще, чем делать с нуля, если ИИ показывает, откуда взял каждый вывод.

Условие — со ссылкой на пункт договора. Позиция — с найденной карточкой справочника и пометкой, точное это совпадение или подбор. Сомнительные строки — отдельным списком.

Тогда менеджер проверяет несколько спорных мест вместо того, чтобы перечитывать всю спецификацию.

Что остаётся человеку

Решение участвовать — коммерческое. ИИ может написать, что заказчик дважды платил с опозданием. Готовы ли вы с этим жить ради объёма, решает человек.

• Цена. Насколько снижаться на торгах, где держать маржу, стоит ли этот заказчик скидки.
• Риски. Штрафы, длинная отсрочка платежа, сжатые сроки поставки.
• Отношения. Знание, что у заказчика сменился закупщик или что техническое задание написано под конкретного поставщика.
• Подпись под заявкой. Ответственность всё равно несёт компания.

Хорошее правило для любого ИИ-инструмента в продажах: он готовит, человек решает. Всё, что меняет данные в учётной системе, проходит через подтверждение сотрудника, а любое действие можно откатить.

Как посчитать у себя

Возьмите несколько последних тендеров и честно запишите, сколько времени ушло на каждый шаг из списка. Отдельно отметьте, какие закончились отказом и на каком шаге стало понятно, что участвовать не стоит.

Обычно выясняются две вещи. Больше всего времени съедает сопоставление спецификации со справочником. А отказ часто виден уже по условиям контракта, и до спецификации можно было не доходить.

Значит, порядок разбора тоже стоит поменять: сначала условия и заказчик, потом позиции.

Как это делает Леночка

Леночка — ИИ-ассистент Opsalute, который работает внутри ERP. Сотрудник перетаскивает файлы тендера в чат рабочего мессенджера, а Леночка разбирает документацию, заводит тендер в учётной системе и пишет в карточку вывод: участвовать или нет, сроки, обеспечение, позиции под заказ и история заказчика. Решение и подтверждение записи остаются за сотрудником.

У B2B-поставщика, где работает Леночка, разбор тендера занимает 6 минут вместо 40–60. За первые два месяца она разобрала 1 230+ тендеров. Посмотрите, как это выглядит.