Кейс · B2B-поставщик

ИИ-ассистент в ERP: две попытки не прижились. Третья готовит заказ за 2 минуты.

Поставщик получает заявки и тендеры по почте, а работает в ERP, которую дорабатывали двадцать лет. Автоматизировать обработку заказов и тендеров с ИИ здесь пробовали трижды. Прижился помощник, к которому не нужно никуда переходить.

Посмотреть поручения Леночки Три попытки внедрения

2 минуты вместо 15+на подготовку заказа из письма

6 минут вместо 40–60на разбор тендера

1 300+ заказовза первые два месяца

Как было

Заказ из письма клиента — четверть часа ручной работы.

Клиент пишет: нужны вот эти позиции, вот количество, вот сроки. Названия товаров у него свои, не как в справочнике поставщика. Менеджер ищет каждую строку в каталоге, подбирает аналоги, проверяет цену и переносит всё в заказ в ERP. На один заказ уходило 15 минут и больше.

С тендерами ещё дольше. Документацию нужно прочитать, найти позиции, сверить требования и решить, участвовать ли. Каждый тендер забирал 40–60 минут, а тендеров приходило много.

Три попытки

Людям не нужен был умный бот. Им нужен был коллега в ERP.

Бот в Telegram разбирал тендеры

Разбор получался хорошим. Но дальше сотрудник открывал ERP и перепечатывал результат руками. К тому же Telegram не был рабочим инструментом команды.

Веб-платформа связала данные

Появились подбор товаров по каталогу, цены и документы. Всё работало, но в отдельной вкладке. Регулярно ею пользовались двое-трое сотрудников.

Леночка стала контактом в ERP

Ей пишут в рабочем мессенджере учётной системы, как коллеге. Она сама видит заявки в почте и готовит черновики заказов. После этого Леночкой начало пользоваться большинство сотрудников.

Урок внедрения: качество ответа решает не всё. Помощником пользуются, когда он стоит там же, где идёт работа, и его результат сразу становится документом.

Как выполняется поручение

Леночка готовит. Решает сотрудник.

Вход

Письмо или поручение

Леночка читает заявку клиента и сопоставляет его названия с позициями каталога компании.

Подготовка

Черновик в учётной системе

Заказ собирается по данным ERP и правилам компании: цены, единицы измерения, аналоги.

Контроль

Подтверждение человека

Данные меняются только после подтверждения. Видно, по чьему поручению внесена правка, и её можно откатить.

Результат

Заказ в ERP за 2 минуты вместо 15+. И так каждый день.

Подготовка заказа

~~15+ мин~~2 мин

Разбор тендера

~~40–60 мин~~6 мин

Фонд оплаты труда7%экономии в год

За первые два месяца Леночка создала 1 300+ заказов и разобрала 1 230+ тендеров. Сотрудники перестали перепечатывать строки и тратят время на то, что требует решения: условия, клиент, цена.

Для вашей команды